Politique de confidentialité

1. INTRODUCTION

NV Hectaar, dont le siège social est situé à 8800 Roeselare, Armoedestraat 40 boîte 51 et inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro d’entreprise BE 0883.206.675, attache une grande importance à une collecte et un traitement sécurisés, transparents et confidentiels de vos données personnelles. En particulier, nous souhaitons protéger les données de nos clients, sous-traitants et fournisseurs contre toute perte, fuite, erreur, accès non autorisé ou traitement illicite.

Nous souhaitons, au moyen de la présente Politique de confidentialité, vous informer sur la collecte et le traitement de vos données personnelles.

Nous vous invitons à lire attentivement cette Politique de confidentialité, car elle contient des informations essentielles sur la manière dont vos données personnelles sont traitées et à quelles fins.

En communiquant vos données personnelles, vous déclarez expressément avoir pris connaissance de la présente Politique de confidentialité, l’accepter, ainsi que le traitement de vos données.

2. CHAMP D’APPLICATION

La présente Politique de confidentialité s’applique à l’ensemble des services que nous fournissons et, de manière générale, à toutes nos activités.

3. RESPONSABLE DU TRAITEMENT ET SES ENGAGEMENTS

NV Hectaar, dont le siège social est situé à 8800 Roeselare, Armoedestraat 40 boîte 51 et inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro BE 0883.206.675, est le responsable du traitement de vos données personnelles.

Lors de la collecte et du traitement de vos données personnelles, nous respectons la réglementation belge relative à la protection des données à caractère personnel, ainsi que le Règlement général sur la protection des données (« RGPD ») depuis son entrée en vigueur le 25 mai 2018.

4. DONNÉES PERSONNELLES

Selon vos activités et votre relation avec notre entreprise, vous pouvez nous communiquer les données personnelles suivantes : vos données d’identification et de contact (nom, titre, adresse, adresse e-mail, numéro de téléphone et de GSM). Pour certaines obligations légales spécifiques, il est possible que vous deviez nous fournir des données complémentaires telles que les numéros de registre national, les numéros de carte d’identité ou les numéros de compte bancaire.

Nous vous rappelons que vous êtes responsable des données que vous nous transmettez et que nous nous basons sur leur exactitude. Si vos données ne sont plus à jour, nous vous prions de nous en informer dans les plus brefs délais.

Vous n’êtes pas obligé de nous communiquer vos données personnelles, mais vous comprenez que la fourniture de certains services ou la collaboration peut devenir impossible si vous n’acceptez pas la collecte et le traitement de celles-ci.

5. FINALITÉS DU TRAITEMENT ET BASE JURIDIQUE

5.1 Données des clients

Dans le cadre de nos services et activités, nous collectons et traitons les données d’identification et de contact de nos clients, donneurs d’ordre, leur personnel, collaborateurs, mandataires et autres contacts utiles. Les finalités de ces traitements sont l’exécution des contrats avec nos clients, la gestion de la clientèle, la comptabilité et les activités de marketing direct telles que l’envoi d’informations promotionnelles ou commerciales. Les bases juridiques sont l’exécution du contrat, le respect des obligations légales, réglementaires et/ou déontologiques et/ou notre intérêt légitime.

5.2 Données des fournisseurs et sous-traitants

Nous collectons et traitons les données d’identification et de contact de nos fournisseurs et sous-traitants, ainsi que de leurs éventuels (sous-)sous-traitants, leur personnel, collaborateurs, mandataires et autres contacts utiles. Les finalités de ces traitements sont l’exécution du contrat, la gestion des fournisseurs/sous-traitants, la comptabilité et les activités de marketing direct telles que l’envoi d’informations promotionnelles ou commerciales. Les bases juridiques sont l’exécution du contrat, le respect des obligations légales, réglementaires et/ou déontologiques et/ou notre intérêt légitime.

5.3 Données du personnel

Nous traitons les données personnelles de nos employés dans le cadre de la gestion du personnel et de l’administration des salaires. En raison de sa nature spécifique, ce traitement est réglé de manière plus détaillée dans une politique de protection des données pour les travailleurs.

5.4 Autres données

Outre les données des clients, fournisseurs/sous-traitants et personnel, nous traitons également des données personnelles d’autres personnes, telles que des clients potentiels/prospects, des contacts utiles dans notre secteur, des contacts de réseau, des experts, etc. Les finalités de ces traitements sont liées à nos activités, au marketing direct et aux relations publiques. La base juridique est notre intérêt légitime ou, dans certains cas, l’exécution d’un contrat.

6. DURÉE DE CONSERVATION

Les données personnelles sont conservées et traitées pendant la durée nécessaire aux finalités du traitement et en fonction de la relation (contractuelle ou non) que nous entretenons avec vous.

Les données des clients, fournisseurs ou sous-traitants sont conservées aussi longtemps que nécessaire à l’exécution de nos activités et des finalités pour lesquelles elles ont été collectées. Elles ne sont supprimées que lorsqu’elles ne sont plus nécessaires, sauf si une législation spécifique impose une durée de conservation plus longue ou en cas de litige en cours nécessitant encore ces données.

7. DROITS

Conformément à la législation belge sur la protection des données et au Règlement général sur la protection des données, vous disposez des droits suivants :

Droit d’accès et de consultation : vous avez le droit de prendre connaissance gratuitement des données que nous détenons à votre sujet et de vérifier à quelles fins elles sont utilisées.
Droit de rectification : vous avez le droit d’obtenir la correction de vos données personnelles inexactes ainsi que de compléter les données incomplètes.
Droit à l’effacement ou à la limitation : vous avez le droit de demander l’effacement ou la limitation du traitement de vos données dans les conditions prévues par le RGPD. Nous pouvons refuser l’effacement ou la limitation si les données sont nécessaires au respect d’une obligation légale, à l’exécution d’un contrat ou à notre intérêt légitime, et ce tant qu’elles sont nécessaires.
Droit à la portabilité des données : vous avez le droit de recevoir vos données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine et de les transmettre à un autre responsable du traitement.
Droit d’opposition : vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données pour des raisons légitimes et impérieuses. Toutefois, vous ne pouvez pas vous opposer au traitement nécessaire à l’exécution d’une obligation légale, d’un contrat ou à notre intérêt légitime, tant que ces données sont nécessaires.
Droit de retrait du consentement : lorsque le traitement est basé sur le consentement, vous avez le droit de le retirer. Les données ne seront alors traitées que si une autre base juridique existe.
Décisions automatisées et profilage : nous confirmons que nos traitements n’impliquent pas de profilage ni de décisions entièrement automatisées.

Vous pouvez exercer ces droits en contactant notre personne de contact : Monsieur Mathias Vandaele, joignable via mathias@hectaar.be.

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une plainte auprès de l’Autorité de protection des données.

8. COMMUNICATION À DES TIERS

Certaines données personnelles peuvent être transmises à des prestataires tiers tels que notre fournisseur IT, secrétariats sociaux, notaires, sous-traitants, rapporteurs PEB, cautions dans le cadre de la loi Breyne, coordinateurs de sécurité, ainsi qu’aux administrations publiques (par ex. SPF Finances).

Il est possible que certains de ces tiers soient situés en dehors de l’Espace économique européen (« EEE »). Dans ce cas, les données ne seront transférées que vers des pays offrant un niveau de protection adéquat.

Les prestataires concernés sont tenus de respecter la confidentialité des données et de ne les utiliser que pour les finalités prévues.

9. MESURES TECHNIQUES ET ORGANISATIONNELLES

Nous prenons les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adéquat et de protéger les données contre toute destruction, perte, modification, accès non autorisé ou divulgation accidentelle.

En aucun cas NV Hectaar ne peut être tenue responsable de dommages directs ou indirects résultant d’une utilisation fautive ou illicite des données par un tiers.

10. ACCÈS PAR DES TIERS

Nous donnons accès aux données personnelles à nos employés, collaborateurs et mandataires uniquement dans la mesure nécessaire à l’exécution de leurs tâches. Nous garantissons un niveau de protection similaire via des obligations contractuelles.

11. CANDIDATS

Si vous souhaitez travailler chez Hectaar ou l’une de ses sociétés liées et postulez à une offre d’emploi ou envoyez une candidature spontanée, nous pouvons traiter certaines données personnelles vous concernant.
Il s’agit notamment de vos données d’identification (nom, prénom, adresse, numéro de GSM) ainsi que de toutes les informations que vous nous fournissez volontairement dans le cadre de votre candidature, telles que votre CV et votre lettre de motivation.

12. DES QUESTIONS ?

Si, après avoir pris connaissance de la présente Politique de confidentialité, vous avez des questions ou remarques concernant la collecte et le traitement de vos données personnelles, vous pouvez contacter notre personne de contact : Monsieur Mathias Vandaele, via mathias@hectaar.be.