Privacybeleid

1. INLEIDING

NV Hectaar, met maatschappelijke zetel te 8800 Roeselare, Armoedestraat 40 bus 51 en ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen met ondernemingsnummer BE 0883.206.675 hecht veel belang aan een veilige, transparante en vertrouwelijke verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens. In het bijzonder willen wij de gegevens van o.a. onze klanten, onderaannemers en leveranciers beschermen tegen onder meer verlies, lekken, fouten, onterechte toegangen of onrechtmatige verwerkingen.

Wij willen u door middel van dit Privacybeleid informeren over de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens.

Wij vragen u dit Privacybeleid aandachtig te lezen, vermits het essentiële informatie bevat over hoe uw persoonsgegevens worden verwerkt en voor welke doeleinden.

Door het meedelen van uw persoonsgegevens verklaart u uitdrukkelijk kennis te hebben genomen van dit Privacybeleid en dit te aanvaarden, alsook de verwerking zelf.

2. TOEPASSINGSGEBIED

Dit Privacybeleid heeft betrekking op alle diensten die door ons worden verstrekt en, in het algemeen, op alle activiteiten die wij uitvoeren.

3. VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE EN HAAR VERBINTENISSEN

Bij de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens respecteren wij de Belgische regelgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens, evenals de Algemene Verordening Gegevensbescherming ("GDPR") sinds haar inwerkingtreding op 25 mei 2018.

4. PERSOONSGEGEVENS

Naargelang uw activiteiten en uw relatie tot onze onderneming, kunt u ons de volgende persoonsgegevens meedelen: uw identiteits- en contactgegevens (naam, aanspreektitel, adres, e-mailadres, telefoon- en gsm-nummer). Voor bepaalde specifieke wettelijke verplichtingen kan het zijn dat u ons bijkomende gegevens bezorgt, zoals rijksregisternummers, identiteitskaartnummers of bankrekeningnummers.

Wij wijzen u er vriendelijk op dat u de verantwoordelijkheid draagt voor alle gegevens die u ons verstrekt en dat wij vertrouwen op de juistheid ervan. Indien uw gegevens niet meer up-to-date zouden zijn, verzoeken wij u ons dit zo spoedig mogelijk te melden.

U bent niet verplicht uw persoonsgegevens mee te delen, maar u begrijpt dat het verlenen van bepaalde diensten of het samenwerken onmogelijk kan worden indien u niet instemt met de verzameling en verwerking ervan.

5. VERWERKINGSDOELEINDEN EN RECHTSGROND

5.1 Klantgegevens

In het kader van onze dienstverlening en onze activiteiten verzamelen en verwerken wij de identiteits- en contactgegevens van onze klanten, opdrachtgevers, hun personeel, medewerkers, aangestelden en andere nuttige contactpersonen. De doeleinden voor deze verwerkingen zijn de uitvoering van de overeenkomsten met onze klanten, het klantenbeheer, de boekhouding en direct marketingactiviteiten zoals oa. het toesturen van promotionele of commerciële informatie. De rechtsgronden zijn de uitvoering van de overeenkomst, het vervullen van wettelijke, reglementaire en/of deontologische verplichtingen en/of ons gerechtvaardigd belang.

5.2 Gegevens van leveranciers en onderaannemers

Wij verzamelen en verwerken de identiteits- en contactgegevens van onze leveranciers en onderaannemers, evenals hun eventuele (sub)onderaannemer(s), hun personeel, medewerkers, aangestelden en andere nuttige contactpersonen. De doeleinden van deze verwerkingen zijn de uitvoering van deze overeenkomst, het beheer van de leveranciers/onderaannemers, de boekhouding en direct marketingactiviteiten zoals het toesturen van promotionele of commerciële informatie. De rechtsgronden zijn de uitvoering van de overeenkomst, het vervullen van wettelijke, reglementaire en/of deontologische verplichtingen en/of ons gerechtvaardigd belang.

5.3 Gegevens van personeel

Wij verwerken de persoonsgegevens van onze werknemers in het kader van ons personeelsbeheer en de loonadministratie. Gelet op de specifieke aard ervan, wordt deze verwerking meer uitgebreid geregeld in een Policy Gegevensbescherming voor werknemers.

5.4 Andere gegevens

Naast de gegevens van klanten, leveranciers/onderaannemers en personeel verwerken wij ook persoonsgegevens van anderen, zoals mogelijke nieuwe klanten/prospecten, nuttige contacten binnen onze sector, netwerkcontacten, contacten van deskundigen, enz. De doeleinden van deze verwerkingen zijn in het belang van onze activiteiten, direct marketing en public relations. De rechtsgrond is ons gerechtvaardigd belang of in sommige gevallen de uitvoering van een overeenkomst.

6. DUUR VAN DE VERWERKING

De persoonsgegevens worden door ons bewaard en verwerkt voor een periode die noodzakelijk is in functie van de doeleinden van de verwerking en in functie van de (al dan niet contractuele) relatie die wij met u hebben.

Klantengegevens en gegevens van leveranciers of onderaannemers worden bewaard zolang dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze activiteiten en doeleinden waarvoor de gegevens werden verzameld. De gegevens worden enkel verwijderd wanneer ze niet langer nodig zijn, behoudens voor zover specifieke wetgeving een langere bewaartermijn oplegt of in geval van een lopend geschil waarvoor de persoonsgegevens nog noodzakelijk zijn.

7. RECHTEN

In overeenstemming en onder de voorwaarden van de Belgische privacywetgeving en de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming delen wij u mee dat u over de volgende rechten beschikt:

Recht op toegang en inzage: u heeft het recht om kosteloos kennis te nemen van de gegevens die wij over u hebben en na te gaan waarvoor deze worden aangewend.
Recht op rectificatie: u heeft het recht om rectificatie (verbetering) van uw onjuiste persoonsgegevens te verkrijgen, evenals om onvolledige persoonsgegevens te vervolledigen.
Recht op gegevenswissing of beperking: u heeft het recht om ons te verzoeken uw persoonsgegevens te wissen of de verwerking ervan te beperken in de omstandigheden en onder de voorwaarden zoals bepaald door de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Wij kunnen de gegevenswissing of beperking weigeren van enige verwerking van persoonsgegevens die voor ons noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van een wettelijke verplichting en de uitvoering van de overeenkomst, en dit zolang deze gegevens noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld.
Recht op overdraagbaarheid van gegevens: u heeft het recht de persoonsgegevens die u ons heeft verstrekt, in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen. U heeft het recht deze gegevens over te dragen aan een andere verantwoordelijke voor de verwerking.
Recht van bezwaar: u heeft het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens wegens ernstige en legitieme motieven. Gelieve er evenwel rekening mee te houden dat u zich niet kan verzetten tegen de verwerking van persoonsgegevens die voor ons noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van een wettelijke verplichting, de uitvoering van de overeenkomst of ons gerechtvaardigd belang, en dit zolang deze gegevens noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor zij werden verzameld.
Recht van intrekking van de toestemming: indien de verwerking van de persoonsgegevens is gebaseerd op de voorafgaande toestemming, beschikt u over het recht deze toestemming in te trekken. Deze persoonsgegevens zullen dan enkel nog verwerkt worden indien wij hiervoor over een andere rechtsgrond beschikken.
Automatische beslissingen en profilering: wij bevestigen dat de verwerking van de persoonsgegevens geen profilering omvat en dat u niet aan volledige geautomatiseerde beslissingen wordt onderworpen.

U kan voormelde rechten uitoefenen door zich te wenden tot onze onderneming, in het bijzonder onze contactpersoon: de heer Mathias Vandaele, te bereiken via mathias@hectaar.be.

Wij stellen alles in het werk om op een zorgvuldige en legitieme manier om te gaan met uw persoonsgegevens in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving. Indien u desalniettemin van oordeel bent dat uw rechten geschonden zouden zijn en u binnen onze onderneming voor uw bezorgdheden geen gehoor zou vinden, staat het u vrij een klacht in te dienen bij de gegevensbeschermingsautoriteit.

8. DOORGIFTE AAN DERDEN

Bepaalde persoonsgegevens die door ons worden verzameld, zullen worden doorgegeven aan en mogelijk verwerkt worden door derde dienstverleners, zoals onze IT-Ieverancier, sociale secretariaten, notarissen, onderaannemers, EPB-verslaggevers, borgstellers in het kader van de Wet breyne, veiligheidscoordinatoren, evenals door de overheidsdiensten (bv. fiscale administraties zoals de FOD Financiën).

Het is mogelijk dat één of meer van bovenvermelde derde partijen gelokaliseerd zijn buiten de Europese Economische Ruimte ("EER"). Er zullen evenwel alleen persoonsgegevens worden doorgestuurd naar derde landen met een passend beschermingsniveau.

De werknemers, managers en/of vertegenwoordigers van de hierboven vermelde dienstverleners of instellingen en de gespecialiseerde dienstverleners door hen aangesteld, dienen de vertrouwelijke aard van uw persoonsgegevens te respecteren en kunnen deze gegevens enkel gebruiken voor de doeleinden in het kader waarvan zij werden verstrekt.

Indien nodig kunnen uw persoonsgegevens worden doorgegeven aan andere derde partijen. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer wij geheel of gedeeltelijk gereorganiseerd zouden worden, onze activiteiten zouden worden overgedragen of indien wij failliet verklaard zouden worden. Ook is het mogelijk dat persoonsgegevens moeten worden doorgegeven ingevolge een gerechtelijk bevel of om te voldoen aan een bepaalde wettelijke verplichting. Wij zullen in dat geval redelijke inspanningen leveren om u voorafgaand te informeren over deze mededeling aan andere derde partijen. U zal evenwel erkennen en begrijpen dat dit in bepaalde omstandigheden niet altijd technisch of commercieel haalbaar is of dat er mogelijk wettelijke beperkingen van toepassing kunnen zijn.

Wij zullen uw persoonsgegevens in geen geval verkopen of commercieel ter beschikking stellen aan direct marketingbureaus of gelijkaardige dienstverleners, tenzij met uw voorafgaande toestemming.

9. TECHNISCHE EN ORGANISATORISCHE MAATREGELEN

Wij nemen de nodige technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens volgens een passend veiligheidsniveau te verwerken en deze te beschermen tegen vernietiging, verlies, vervalsing, wijziging, niet-toegestane toegang of kennisgeving per vergissing aan derden, evenals elke andere niet toegestane verwerking van deze gegevens.

In geen geval kan NV Hectaar aansprakelijk worden geacht voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit een foutief of onrechtmatig gebruik door een derde van de persoonsgegevens.

10. TOEGANG DOOR DERDEN

Met het oog op de verwerking van uw persoonsgegevens, verlenen wij toegang tot uw persoonsgegevens aan onze werknemers, medewerkers en aangestelden. Wij garanderen een gelijkaardig niveau van bescherming door contractuele verplichtingen tegenstelbaar te maken aan deze werknemers, medewerkers en aangestelden, die gelijkaardig zijn aan dit Privacybeleid.

11. SOLLICITANTEN

Indien u wenst te komen werken bij Hectaar of één van de verbonden vennootschappen en solliciteert voor één van onze openstaande vacatures, of een spontane sollicitatie indient, kunnen wij bepaalde persoonsgegevens van u verwerken.

Het betreft onder meer uw identificatiegegevens, zoals uw naam, voornaam, adres en gsm-nummer, evenals alle informatie die u ons vrijwillig verstrekt in het kader van uw sollicitatie, zoals uw curriculum vitae en motivatiebrief.

12. NOG VRAGEN?

Indien u na het lezen van dit Privacybeleid verdere vragen of opmerkingen heeft met betrekking tot de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u contact opnemen met onze contactpersoon: de heer Mathias Vandaele, te bereiken via mathias@hectaar.be.